デジタルマーケティング
2023年03月28日
2023年05月17日
以前のコラムで、プロジェクトを推進するうえでの『パートナーの選び方』や『パートナーに対する提案依頼の仕方』について説明しました。コラムをご覧いただいたマーケティング担当者から「概ね理解できた」という声をいただいた一方で、「規模感のあるプロジェクトを自身でどこまで采配できるか…」という不安の声も聞かれました。しかし、企業のマーケティングが活発化する中、プロジェクトの規模感もおのずと大きくなり、立場・役職によってはプロジェクトマネージャーを担うケースは増える一方と想定されます。
そこで今回は、プロジェクト推進時に起こりがちな失敗例をふまえ、プロジェクトマネージャーの果たすべき役割について解説していきます。大伸社ディライトのプロジェクト事例も併せてご紹介しますので、プロジェクトの始動を控えているリーダーの方は、ぜひご一読ください。
プロジェクトマネージャーとは、システム開発などのプロジェクトチームの責任者を指します。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトが円滑に進むよう企画・計画の立案、人材の確保、予算管理、進行管理のチェックなど“プロジェクト全体の統括”を担う立場であり、万一、進行中に問題が発生した（発生しそうな）場合、この対処にあたるのも重要な役目のひとつです。
プロジェクトマネージャーと混合されがちな職種にプロジェクトリーダーがあります。
プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーの違いは役割の範囲となり、プロジェクトマネージャーは「プロジェクト全体の管理者」として全体計画・管理などを行い、プロジェクトリーダーは「現場の管理者」として実施・進行を担います。
通常の体制図では、プロジェクトマネージャーの下にプロジェクトリーダーが配され、マネージャーの指導のもと進行にあたります。しかし、いずれの立場もプロジェクト成功に不可欠な役割を担っていることに変わりはありません。また、プロジェクトには他にもさまざまな職種・担当メンバーが関与しており、これらの指示・コントロールもプロジェクトマネージャーおよびプロジェックリーダーが担います。
しっかりと計画が練られたプロジェクトでも、さまざまな要因により問題が生じるケースがあります。ここでは、代表的なプロジェクト進行における失敗例をご紹介します。
プロジェクト始動に際し、成果物・予算・スケジュール・体制等を決めます。
しかし、そもそも成果物に対して予算が見合っていない、成果物に対してスケジュールが現実的でない等プロジェクト計画そのものの精度が低い場合、進行が滞る原因となります。
リソース不足も同様です。
プロジェクトに必要なリソースを確保できていない状態でスタートしてしまうと進行が遅延するほか、予算オーバーになってしまう可能性もあります。
また、リソースについては単純に必要な人員が足りないという問題に加え、アサインした人物が想定のスキルに達していなかったという問題もあります。
“要件”に関する失敗
成果物を決めるための要件定義に関するトラブルも少なくありません。
お客様の『○○がしたい』という希望を扱う「要求定義」と、実現内容を定義する「要件定義」の線引きが曖昧なままプロジェクトが進行してしまうような例です。
また中には、プロジェクトの目的とは別の視点でマーケティング・システム・UIデザインに対する要求がそれぞれ独り歩きし、プロジェクトを複雑化させるケースもあります。
“コミュニケーション不足”による失敗
説明足らず、認識違いなどコミュニケーション不足により生じる問題は少なくありません。コミュニケーションが不足することで認識違いや間違いが生じ、タスクの重複や時間の浪費につながります。
コミュニケーション不足は社内メンバーに限ったことではなく、社内メンバーとお客様間でもいえること。進捗確認、課題の共有がなされず曖昧なまま進行してしまうと、後々大きな問題へ発展する可能性があります。
“リスク管理不足”による失敗
リスク管理はプロジェクト成功において必要不可欠なプロセスです。
しかし、このリスク管理計画が機能していなかったため、大きな問題へ発展するケースは少なくありません。
リスクの芽は社内外いずれからも発生します。お客様の要望や状況変化を受けて生じるリスクや、進行中に社内側で生じるリスクなど、その種類は多岐にわたり、最終的に工数・予算・リソースへ大きく影響する可能性があります。
上記のようなよくある失敗を防ぐために、プロジェクトマネージャーにはプロジェクトを企画・設計する力と、関与者の上に立ち推進する力が求められます。
上記でご紹介したよくある失敗例を踏まえ、プロジェクトを成功に導くために、プロジェクトマネージャーが果たすべき５つの重要な役割についてご紹介します。
プロジェクト目標の定義や計画策定は、プロジェクトマネージャーが果たすべき役割の中でも重要なタスクといえます。
取り組む内容により差異はありますが、プロジェクト計画はおおよそ以下に集約されます。
・プロジェクトテーマ：
―目的
―達成指標
―作業範囲
・成果物：
・実行計画：
―全体スケジュール/マイルストーン
―体制/役割
・コミュニケーション管理：
―コミュニケーションプラン
・品質管理：
―課題管理表：
―リスク・予防対策
これらプロジェクト目標・計画を明確にすることで、社内外含め関与メンバーの認識を合わせたうえでプロジェクトを推進することができます。
リソース管理もプロジェクトマネージャーの重要な役割です。
まずはプロジェクトに必要なリソースを確保し、始動後は各人の進捗状況を把握・監視する必要があります。
リソースの確保にあたっては、ポジションに応じた適切な人員をアサインするのはもちろん、状況に応じてベンダーや協力会社をアサインすることを計画・交渉します。
プロジェクトマネージャーが中心となり進行する定例ミーティングなどを通じて、社内外のメンバーと定期的なコミュニケーションを確保します。各担当者に進捗状況を確認しつつ現状の問題点や気になる点を共有・報告してもらう場とすることで、リスクの芽を事前に摘み取ることもできます。
リスクの芽はさまざまな形で出現するもの。
プロジェクトマネージャーはリスクの特定とそれらへの対策計画・実施を担います。
そのために、リスクと予防対策をミエル化し、関与者へ共有。具体的には「リスク内容」「影響度合い」「対応における優先度」「対策」などを明らかにし、関与者間で意識合わせを図ります。
プロジェクトマネージャーにリーダーシップは不可欠です。関与メンバーに対してプロジェクト目標・計画を理解させるのはもちろん、タスクや役割を明確に提示する必要があります。
上記でも紹介しましたが、「定期的なコミュニケーション」や「リスク管理」を通じて、メンバーが効率的かつ意欲的に担当業務に取り組めるよう支援するのも、プロジェクトマネージャーの役割です。
このようにプロジェクトマネージャーがリーダーシップを発揮することで、メンバーのモチベーションアップや連携強化も期待でき、ひいてはプロジェクト成功を促進することができます。
プロジェクトマネージャーが果たすべき役割についてご紹介しましたが、実際にはプロジェクトの特性や規模感によりプロジェクトマネージャーの役割や対応範囲が変わってくることもあり、これを見極めるのはなかなか難しいのが実情です。
その場合、計画立案や体制作りから相談できるパートナー先と協業することもひとつの選択肢となります。
多くのプロジェクトにおいてはその目的とゴールを定めるとこから始まります。基本、ここはお客様が決める内容ではありますが、一方でプロジェクトに慣れていないお客様の場合、この目的とゴールの設定についても支援先としっかり議論することで、プロジェクトの質を高めることができます。
ちなみに大伸社ディライトでは、『人間中心設計』というマーケティングプロセスの有資格者をはじめアカウントマネージャー、プランナー、ディレクターと多様な職域のメンバーが揃い、計画・立案から推進と、一気通貫で皆様のプロジェクトをご支援することができます。
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大型のプロジェクト計画・運営の実績も数多く、取り扱う領域もデジタルマーケティングをはじめ空間プロデュース、周年プロジェクト等多岐にわたります。いずれの案件も企画・立案から納品、あるいは納品後のPDCA施策など一貫した支援を展開しています。
以下へ掲載しているのは一部の案件ですが、取り組みの一端をぜひご覧ください。
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プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの要となる人材であり、円滑かつ成功に向けたプロジェクト推進を実現するための役割は非常に多岐にわたることや、プロジェクトマネージャーが果たすべき役割について具体的にご紹介しました。
しかし、プロジェクトの特性や案件規模によっては既存のプロジェクトマネージャーでは対応が難しいケースもあるでしょう。その場合は、専門家とうまく協業しながらプロジェクト成功を目指すことも選択肢の一つ。
その際、プロジェクト特性に応じた領域を得意とする会社や各種職域のプロが揃う会社へ依頼することをおすすめします。もちろん、大伸社ディライトでも数多くの大型プロジェクト案件を手掛けております。計画・立案から推進まで幅広くご支援可能ですので、お気軽にお問い合わせください。
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