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販促ご担当者様必見!大量に発生する商品情報の管理方法

2018年09月26日

商品情報の管理・運用に忙殺される販売促進担当者の現実は?

膨大な商品点数を扱うメーカーや自社ECサイトを運営している企業では、販促担当者様が、シーズンや年度毎に、以下のような業務に追われていることと思います。

・「カタログ制作のための原稿と画像を各部署(仕入会社)から集めなければ」

・「WEBサイトの商品情報も更新しないと」

・「その後は、各ECサイトのデータ形式に合わせて情報登録も必要」

・「営業から提案書作成のための画像がほしいと言われる」

商品数が数千、数万にも及ぶとなると、商品の画像だけでなく、テキスト情報(特徴やスペック情報など)も増えていき、取り扱うデータ量もじつに膨大になってきます。さらにそれに伴い、社内の開発担当者や社外の取引先など、情報をやりとりする相手方も複数にわたってきます。

そのため、社内であっても商品情報データは日頃から散逸しがち。このようにあちこちに散らばっている大量のデータを収集・整理・管理し、カタログや自社サイト、ECサイトにそれぞれの形式で落としこんで加工する作業は、この情報過多の時代では販促担当者にとっては大きな負担となっているでしょう。

販促担当者の仕事効率化は、組織の仕事効率化へつながる。

もし、このような商品情報に関わる業務をもっと効率よく進めることができたら…。たとえば、こんな問題が解決できるようになります。

CASE.1 画像問い合わせの対応の必要がなくなる
関係する担当者が共通のシステムを使って商品情報や商品画像を随時登録し、しかも誰もがいつでもどこでも簡単にほしい情報を取得することができれば→「○○の情報、いついただけますか?」と電話やメールで開発部門や販売部門に何度も確認する必要はなくなるかもしれません。

CASE.2 情報がタイムリーに活用できる
登録された情報を必要なときに必要な形式で取り出すことができれば→自社カタログや自社サイト、楽天やYahooといったECサイト、営業が作成する提案書、販売提携先に渡す情報等々、それぞれに合わせて情報加工していた時間をぐんと短縮することができそうです。しかもシステムで情報管理しているので商品検索性が向上するのではないでしょうか。

CASE.3 結果、本来の業務に専念できるようになる
販促担当者が開発部門や販売部門との打ち合わせや、膨大な情報量の収集・整理・加工に費やしていた時間が短縮できれば→新たに捻出された時間を他の業務に充てることができます。たとえば、より優れた販売プランを提案できたり、営業活動先を増やしたり…

…と、業務効率だけでなく、仕事の質を上げる業務に費やせる時間が生まれるのです。そうした個人の業務効率化は、組織全体の業務効率化と収益拡大へもつながります。膨大な商品数の情報をいかにスマートに効率よく管理するかということは、もはや販促担当者だけでなく組織として取り組むのがベターな課題なのです。

中小企業が注目する「PIM」。情報を一元化し、データを最適に抽出できる。

とはいえ、どのように商品情報データの管理を効率化できるのか。

近年、その解決策の一つとして注目されているのが商品情報管理(Product Information Management )通称「PIM(ピム)」というシステムです。

このPIMはシステム上で、社内に散逸していた膨大な商品情報を一元化し、必要なタイミングに必要な情報を必要な形式で取り出すことが可能に。

たとえば…。

・開発担当者や販売担当者が必要な「商品番号」「商品画像」、「販売価格」、など商品データを随時登録→カタログ制作に取り組む販促担当者はこのシステムから一括で必要な情報を取り出し可能。

・ECサイトの場合、登録形式にも連携→人の手で情報を加工し直すことなく、自動的にECサイトにも情報を登録することができます。

・提案書を作成する場合、これまで各営業担当者がエクセルやパワーポイントで1から作成していた提案資料も該当製品を選択すれば自動的に必要な画像やテキスト情報を引っ張りだし、提案書を半自動作成が可能。

こうした商品情報をシステム化した「PIM」をいち早く導入している企業では、担当者の負担が大きく軽減され、カタログ制作や自社サイト、ECサイト運営といった販促業務のスピード化や効率化が実現できます。

またそれだけでなく、企業だけでなく、人員の限られた中小企業こそ、「PIM」の活用が仕事効率化や収益アップに大きくつながると期待されています。

担当者の業務負担軽減だけでなく、「売り視点」でのPIMの重要性。

ところで皆様、ネットの世界ではどれだけの情報量が飛び交っているかご存知でしょうか?

2016年の時点でその数なんと!月間10億ギガバイトといわれ、そのトラフィック量は今後 5年間に3倍となり、2005年から 2021年の間には127 倍!にもなると予測されています。(参照:Cisco VNI Mobile/Cisco Visual Networking Index  2017年)

それだけユーザーはデジタルに依存をはじめ、データの価値が重くなることを意味します。

どの業界を問わず、データをコントロールし有効活用することが求められる中、「商品情報」は企業にとって有用な資産であり、活用すればより販売への強化に繋がります。商品情報をデータ化し、WEBサイトや営業提案資料など様々な情報を活用すれば、今後のマーケティング施策にも有効な手立てとなるはずです。

今、業務効率が求められると同時に効果的なプロモーション施策を考案しないといけない販促ご担当者様にとっても「商品情報との向き合い方」についても今一度、見直してみてはいかがでしょうか。

大伸社ディライトはそういった販売促進の業務効率改善から、商品情報管理システム(PIM)の導入、構築、活用方法などをご支援させていただいております。またご興味がございましたら、一度商品情報管理システム(PIM)のデモンストレーションをご覧いただけますので是非お問い合わせください。

ご相談窓口

ご質問、ご相談などがあればフォームまたはお電話でお気軽に問い合わせください。

岡橋 宇惟

PIMコンサルタント

岡橋 宇惟

WEBサイト・カタログ・営業提案資料などで使用する“画像”や“製品情報”を一元管理する「PIM」を導入・構築することをコンサルティングし、効率的な販促フローの実現し、デジタルマーケティングと併せて企業様に対してのマーケティング施策をご支援します。

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