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テレワークをペーパーレスで効率化!① おすすめ便利アイテムのご紹介 

2020年09月03日

「テレワークに取り組みたい!でも、なかなか難しい…」という声をよく耳にします。その原因を聞いてみると「紙」の問題が多いようです。会社の習慣として、どうしても紙の印刷(出力)物でないと確認してもらえなかったり、紙の書類や資料をチェックする職種の場合、家に持ち帰るにしてもいろいろな問題や制約があり悩まれている方が多いようです。私ども進行管理部門も紙を扱うことが多いのですが、その一方でペーパーレスにも取り組んできました。そんな中で今回のテレワークに効果的だった便利アイテムを紹介させていただきます!

 

紙の出力もスキャンも不要!場所を選ばずPDFをチェック。
「iPad Pro + Apple Pencil + PDF注釈アプリ」が便利!

 

紙の資料や原稿を主に扱う業務の中で最も便利だったのが、iPad Pro と Apple Pencil、そしてPDFの注釈アプリです。
進行管理という仕事の特性上、カタログ等の各ページの内容をチェックしたり、情報の過不足を確認することが多いのですが、テレワークだと紙の原稿を持って帰るにしても大変です。また、次にチェックの済んだ出力物をどうやって送るか?となると、写真を撮って送ったり、コンビニでスキャンして送ったり、宅急便を呼んで送ったり、結局は出社して出力したり…。手段はいくつかありますが会社ではなく自宅でするとなると、それぞれ大変な労力を要します。実際、テレワークを行う際のお困りごととしてもよく耳にしましたし、この作業のためにテレワークができないという声もよく耳にしました。
しかし、この「iPad Pro + Apple Pencil + PDF注釈アプリ」の3つがあれば、PDF上で紙と同様のチェックが簡単にできるので、出力もスキャンも不要です。チェック内容の確認もメールやクラウド上でnのやりとりによりスピーディーにおこなえます。
PDFに注釈が書き込めるアプリとしては「GoodNotes 5」や「Notability」などのもありますが、私はPDFのチェックに特化している「PDF Expart」を主に使用しています。

操作感などは過去のブログでも紹介していますので、ぜひご覧ください。

https://d-delight.jp/blog/プロセス改善/2550

 

iPadがなくてもお手軽に試せる!
「iPhone + スタイラスペン+ PDF注釈アプリ(無料)」

 

前述の3つがあれば大変便利なのですが、とは言え環境を整えるだけでも費用がかかりますので、なかなか簡単に導入できないとお悩みの方も多いかと思います。そこで試していただきたいのが
「iPhone + PDF注釈アプリ(無料)+ スタイラスペン 」です。

私が試したのは「PDF Viewer」という無料のPDF注釈アプリです 。iPhoneにこの「PDF Viewer」をインストールしてPDFを開くと、テキストやメモの追加、手書きでの指示が簡単におこなえます。iPhoneなどApple Pencilに対応していない機種の場合は指を使って書き込むこともできますが、スタイラスペンを使うことでより書きやすくなります。いくつかのアプリを試しましたが、「PDF Viewer」は私の持っていたスタイラスペンとも比較的相性が良く、スムーズに書き込めました。

画面は小さいですが、意外とスムーズに書き込めます。

iPhoneをお持ちの場合、これなら導入費用はスタイラスペンの購入だけ。もちろん「指でも書ける!」という方は導入費用なしで取り組めます。また「PDF Viewer」以外にも無料(モバイル内課金あり)で使えるadobe acrobatのモバイル版「Acrobat Reader PDF」もありますが、こちらは複数メンバー間での共有に優れているので別の回で紹介させていただきます。

 

(番外編)ペンタブレットを使った注釈の書き込みにもトライしてみました。

 

テレワークでの作業推進のために、iPadとApple Pencil以外にペンタブレットも試してみました。
普段は、ペンタブレットをほとんど使わないのに加え、iPadとApple Pencilに使い慣れているために、ペンの反応は非常に良いのですが、なかなか文字がうまく書けませんでした。テレワークを見据えて、日頃からペンタブレットでのオペレーションに慣れておくのも良いかもしれません。

右下の文字が試したもの。なかなか上手く書けませんでした…。

テレワークのためだけじゃない!
紙→PDFにする、そのメリットとは

今回は、ペーパーレス化によって、テレワークを実現する手法について書かせていただきましたが、紙からPDFに移行することで生まれるメリットや、より効率的になるフローは他にも沢山あります。

次回は、その内容についてご紹介させていただきますので、テレワークを機に新しいフローにチャレンジして、業務効率アップを目指していただければと思います。

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堂谷 博史

プロセスディレクター

堂谷 博史

カタログ制作の進行管理を担当。主に中型〜大型300〜1500ページのカタログ進行を担当することが多く、品質向上、効率化、負荷を抑制、リスク回避など、お客様の要望に合わせたワークフローやスケジュールの設計を行います。