プロセス改善
2018年07月17日
2018年10月15日
以前の記事「iPad Proの導入～ペーパーレス」 について書かせていただきましたが、実際の時間の効率化やワークタイムの削減はどうだったでしょうか？ 用紙出力を減らすために無理矢理使ってみたのでは？と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、導入編で書かせていただいたとおり、ほぼストレスフリーで効率化の効果を実感できました。
カタログのようなページ数が大量にあるようなものだと、打ち合わせに必要なページを出力するだけでも時間がかかります。重さもかなりのものなので持ち運びの際にバッグが破れてしまう…ということもありましたが、iPad Proを導入してからは荷物も大幅に減り、とても快適になりました。まず出力が不要なので、その時間が大幅に短縮。1000ページくらいのカタログになると出力とチェックだけで半日近くかかることもありますが、PDFの確認だけで済むので所用時間は30分もかかりません。重い原稿や資料の持ち運びも不要です。打ち合わせの前に必要な資料をダウンロードするだけです。特に弊社のサーバーはデータ作成しているフォルダをダイレクトに見ることができ、ダウンロードもできるので最新のデータでの打合せが可能です。※データのダウンロードもしくはコピーの時間は必要です。
一般的にはページの出力紙を見ながら、デザインや掲載情報について打ち合わせた内容をページの出力紙にメモしたり、その場でノートにサムネイルを描いて別紙原稿にしたりするのですが、こちらもiPad Proのの大画面とアプリの仕様で快適に進めることができました。Apple pencilは、書き込む文字やマーカーの色をすぐに変えることができるので、メモではなく同時に原稿としてとりまとめていくことができ、作業がスムーズに進みます。アプリによっては簡単に空白ページのPDFを挿入する事ができるので、ページを追加してページネーションを調整したり、メモとして資料に挟み込んだりするなど、これだけで書類を完結することも可能です。ノートブックを使う事もありましたが、どうしても議事録のようになってしまうので、デザイン修正指示やサムネイルなどの打ち合わせにはiPad Proのように紙面を見ながら書き込める方が便利だと実感しました。また、打ち合わせ後に内容を関与メンバーで共有する際にも、ページの出力紙やメモ、サムネイルを集めてスキャンして配信していましたが、これもダイレクトにデータを送ることで済むので、工程が減って時間短縮ができました。
良くないことではありますが、慌てていて必要書類の漏れがあったりした場合でも、サーバーからiPad Proへ直接ダウンロードできるので安心です。弊社のサーバーはユーザー登録とパスワード設定しておけば社内外からも直接中身を見たり、ダウンロードすることができるので、必要な書類をサーバーの１箇所に集めておくことで忘れ物の心配もありません。その他、打ち合わせの際に必要な筆記用具も、メモの内容によって文字の色を変えたい、マーカーにしたい場合もあり、普通なら数本持っていきたいところですがApple Pencilがあれば概ねOKなのも嬉しいところです。インク切れもありません。ただし、バッテリー切れには要注意です。
打ち合わせにiPad proを導入することでフローは下記のように変わりました。
1.書類準備
2.確認ページの出力
3.必要備品の準備
移動
4.打ち合わせ
帰社
5.打ち合わせの内容のとりまとめ
6.とりまとめ内容のスキャン
7とりまとめ内容の制作チームへの共有
↓
1.書類/確認ページのデータ確認
移動
2.データのダウンロード
3.打ち合わせ/とりまとめ
帰社
4.とりまとめ内容の制作チームへの共有
かなりシンプルになりました。タスクの数として大きく減っているわけではありませんが、ワークタイムとしては30％程度削減できているかと思われます。
私はカタログ制作の進行管理で、このような導入を試してみましたが、他の業種の方でも、打ち合わせを効率的に進めたい、準備やその後の共有に時間がかかっているで何とかしたいとお悩みの方は参考にしていただければと思います。また、弊社と一緒に制作物の進行を効率化させたいというというお客様にはワークフロー改善支援もおこなっております。ご要望がございましたら、ぜひご相談ください。
