テレワークをペーパーレスで効率化！③　紙→PDFにするメリットとは　〜共有編〜

2020年11月17日

テレワークで業務を快適にする方法として紹介させていただいているPDF活用によるペーパーレス化ですが、今回はPDFでのチェックの大きな3つの利点“検索できる”“共有できる”“聞ける”のうち、“共有できる”を具体的にご紹介いたします。メールで送るだけではない簡単な共有方法をぜひお試しください！

※前回の“検索できる”はコチラ
テレワークをペーパーレスで効率化！②　紙→PDFにするメリットとは　〜検索編〜

1つのPDFを複数人でタイムラグなく共有しよう！

複数のメンバーで1つの書類をチェックするというケースはよくあるかと思います。同じオフィスだと紙で出力したものを回覧して集約していたものが、テレワークになったことで関与メンバーにメールで送付して返信されたものを取りまとめるという形になり、作業が増えたのではないでしょうか？　

そんな時に便利なのがPDFの「他のユーザーと共有」です。確認してほしい相手のアドレスとコメントを送るだけで、クラウドにアップされたファイルのリンクからPDFの内容をオンラインでチェックできます。複数のメンバーとやりとりする業務が多い方には是非お試しいただきたい機能です。

画面上部のツールバー「他のユーザーと共有」をクリックすると、ウインドウが開くので、そこへ共有したい相手のメールアドレスを入力します。「送信」をクリックすると相手にリンクが送られます。共有相手は送られたリンクを開くと下記のような画面が開き、オンライン上で同時にチェックできます。

オンライン上でPDFのノート注釈や手書きなどの注釈を加えることができ、誰がどういった注釈を記入したかを把握することも可能です。さらに、その注釈に対して返信することもできます。また、リンクの公開期限を設定することで自分がチェックした後に追加が発生していた！ということも防げます。これまでのように複数の関与メンバーに送って、そして返ってきたメール内容を取りまとめるという作業は必要ありません。

PDFの注釈同様にApple Pencilでの手書きもスムーズなので、iPadでのチェックがおすすめです。