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大学サイトのCMS運用で陥りがちな4つの落とし穴

今やCMSは大学サイトにとって欠かせないシステムです。規模感に違いはあれども、昨今の大学サイトには何かしらのCMSが導入されています。しかし中には、期待したほどうまく運用できていない大学があるのも事実。広報・事務担当の方は、サイトリニューアルや現在導入中のCMSの契約更新に直面するたび「うちの大学のCMS、このままでいいのかな・・・」と悩んでいるのではないでしょうか?

そんなご担当者様に向け、『大学サイトのCMS運用で陥りがちな問題点』を挙げながら、その選定・導入時に今一度改めて意識すべきポイントをご紹介いたします。

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以下は、CMSの運用がうまくいっていない大学でよく起こる代表的な問題です。「CMSを導入すれば、うちの大学サイトはすごく活性化するはず」。当初はそんな期待を抱いていたものの、いざ運用が始まると想定と少しずつずれはじめ、なんだかうまくいっていない・・・。大学ごとに課題や状況は異なるものの、担当者の皆さんからは概ねこんな印象を受けます。

1.更新性を上げるつもりが、想定したほど上手く進まない

⇒ タイムリーな情報発信を目指したつもりが、実際には進まない。大学に限らず、いろんなところで聞かれる“CMSあるある”ですね。この場合、更新が進まないのはなぜなのか、掘り下げて考えてみると課題の本質が見えてきます。

例えば、CMSを導入する際、「どういう情報をどのくらいのペースで発信するのか」具体的に計画されていたか。この計画があれば、ある程度更新性を保つことはできたはず。学びと直結した大学独自の取り組みの発信強化を図る、学生たちのリアルなキャンパスライフの様子を訴求することで親近感醸成に注力するなど、発信する情報は “サイトで訴求・実現したいこと=サイト目的”と直結しています。CMS導入時に実行計画をどの程度しっかり立てていたかによって、情報更新は大きく影響を受けてしまいます。

2.当初の想定より操作が難しく、なかなか習得できない

⇒ 「誰でも簡単にページ生成ができる。そう説明されたんだけど、やっぱり難しくて・・・」。なじみのない方にとって見慣れぬ単語が並ぶ管理画面を使いこなすのは、どれほど“簡単”といっても初めてのことであり、どうしてもハードルが高くなってしまいます。
ただ、一歩踏み込んでお伺いすると、複数関与者がいるにもかかわらず、ある特定の担当者のレベルに合わせた仕様設計になってしまっていた例や、CMS操作のマニュアルが作成されているのに関与者間ではほぼ活用されていなかった例もありました。

3.関与者・担当者が多部署・部門にわたり、意思の疎通が難しい

⇒ 関与者同士の意志の疎通が難しく情報発信が滞るケース。この場合、CMSの問題ではなく、“CMS導入後の運用体制”をどう見ていたか、が問題です。
制作段階では想定どおり進行できたものの、公開後の運用フローや体制については細部まで詰め切れておらず、すぐにサイト更新が行き詰ってしまった。そんなパターンですね。こういうケースは決して珍しくありません。

4.承認フローが多く、登録から公開まで想定以上に時間がかかる

⇒ 前述した関与者間の意思疎通とタイプの近い課題です。例えば、記事作成者と承認者が1名いれば公開できそうな投稿記事に対して、第三承認者まで設定してしまっているケースも。承認フロー自体は公開情報の品質を守るために必要なステップですが、記事レベルに関係なくやみくもに承認者を増やしてしまうとサイト更新の足かせになってしまいます。

 

導入前に押さえたい!大学サイトCMS 3つのポイント

では、そんなつい陥りがちな“大学サイトCMS問題”を回避するためには、どんな点に留意すればいいのか?基本的なことですが、導入・入れ替えの検討にあたり次の3点は必ず押さえましょう。

1. サイトの目的・位置づけを明確に
2.  実態に沿った運用体制・フローの整備
3. サイト規模の把握


 
[1.サイトの目的・位置づけを明確に]
まずはサイトで実現したいこと、ひいては目的は何なのかをハッキリさせましょう。受験生獲得、大学ブランディング、コミュニティ活性化・・・大学ごとにCMS導入・入れ替えを検討する目的は異なります。改めて目的を明確にすることで、CMSにおける必要な機能も見えてくるはず。ときにはサイト目的が複数にわたることも考えられますが、その場合は目的に優先順位をつけ、優先度が高いものを基準にCMSを絞り込みながら、第2、第3のサイト目的とすり合わせていきましょう。

 [2.実態に沿った運用体制・フローの整備]
次に運用体制について。サイト運用、ひいてはCMS運用に関与する人数、部署の規模感などを事前に押さえましょう。関与者が多く複雑化しがちな学内の運用フローを実現できるか、関与部署や運用レベルに応じて個別の承認フローを柔軟に設計できるかといった視点も必要です。もし現在、運用体制・フローが原因でサイト更新がうまくいっていないと感じているなら、これを契機に学内の運用体制の見直しや運用フローの再設計を検討してみましょう。

 [3.サイト規模の把握]
最後にサイトの規模。コンテンツボリュームやユーザーをふまえると汎用的なCMSではクリアできそうにない場合はスクラッチ開発の検討や、数千ページ規模のサイトになると表示速度が保てるかなども判断基準になります。また一方で、サイト規模は予算にも関係してきますので、そういう意味でも押さえるべき要素といえます。


3つのポイント、ご理解いただけましたか?

いずれも基本的なことですが、その基本的なことが実際のCMS導入・入れ替え段階になると詰めが甘かったり、一部計画が手薄だったりで、結果、思うような運用に結びついていないケースも・・・。上記3つのポイントを改めて意識したうえでCMS選定に臨むことをおすすめします。

 

大伸社による“大学サイトCMS”導入・運用サポートとは?

わが社ではこれまでの制作実績から得たノウハウを生かし、大学サイトにおけるCMS導入・運用を総合的に支援しています。
下記は、お客様のスムーズなCMS導入・運用を後押ししてきた取り組みの一部です。

●サイト目的を明らかにするためのワークショップを開催
●定期的な編集会議の開催を通じて発信情報の収集を支援
●学内の体制に沿った運用フローのご提案
●CMS基本操作資料の作成および複数回にわたる操作説明会の開催
●運用指針となる、CMS運用ルールの策定

CMS導入の起点となるサイト目的の設定から携わった案件や、発信情報の収集支援によりサイトの更新頻度維持をサポートしている取り組みもあります。
特に運用体制にまつわるサポートは多岐にわたり、事前の体制図作成~体制フロー設計はもちろん、お客様のニーズやwebリテラシーに応じて各種説明会などを実施しています。関与者が多い学内においては説明会を複数回行うことも珍しくなく、結果、運用スタート以降、CMSの操作が分からなくなってご連絡いただいたということは一度もありません。

CMSが普及し始めた十数年前に比べると、現在、その種類は飛躍的に増え、選択はますます難しくなっています。しかし、種類が増えた分、CMS市場は成熟状態にあり、性能による格差が縮まっているのが現状です。

便利で多機能なCMSですが、単なるツールであることも事実。検討すべきは、多岐にわたる種類の中から何を選択するのかといったことではなく、「貴学のサイトで成し遂げたいことは何なのか」。CMS選定において最も重要なのは、サイト目的をしっかりと見極めることだということを改めて認識しましょう。併せて、運用体制やサイト規模も加味しつつ、総合的に導入すべきCMSの検討を行ってくださいね。

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